Buku Besar Pembantu

Buku Besar Pembantu 

         Buku besar pembantu (subsidiary ledger) merupakan perluasan dari buku besar umum (general ledger). Catatan dalam buku besar pembantu merupakan rincian dari salah satu akun besar umum. Buku besar pembantu atau disingkat dengan buku pembantu yang akan dibahas pada bagian ini meliputi:

a.       Buku besar pembantu hutang ( account payable subsidiary), berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan hutang kepada kreditor secara individual sehingga merupakan rincian dari akun Hutang dagang dalam buku besar umum

b.      Buku besar pembantu piutang ( account receivable subsidiary ledger), berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan piutang (tagihan) kepada debitor secara individual sehingga merupakan rincian dari akun Piutang dagang dalam buku besar umum.

Sumber pencatatan dalam buku besar pembantu adalah bukti-bukti transaksi yang mengakibatkan perubahan baik terhadap hutang maupun piutang perusahaan. Misalnya faktur pembelian, faktur penjualan, bukti pengeluran kas, bukti penerimaan kas dan nota debet/ kredit. Dengan demikian dalam perusahaan yang menyelenggarakan buku pembantu hutang dan buku pembantu piutang, bukti transaksi yang mengakibatkan perubahan pada hutang dan piutang dicatat dengan prosedur sebagai berikut:

a.       Dicatat dalam buku jurnal untuk dipindah bukukan ke dalam buku besar, baik setiap pos jurnal secara individual maupun secara kolektif

b.      Dicatat ke dalam buku pembantu yang selanjutnya pada tiap akhir periode tertentu dari data buku pembantu disusun daftra saldo. Artinya dari data buku pembantu hutang pada akhir periode disususn daftar saldo hutang dari data pembantu piutang disusun daftar saldo piutang.

Jika terjadi kesalahan pencatatan baik dalam buku pembantu, saldo akun Hutang dalam buku besar pada akhir periode harus sma dengan jumlah hutang menurut buku pembantu hutang (daftar saldo hutang). Demikian pula saldo akun Piutang harus sama dengan jumlah piutang menurut buku pembantu piutang (daftar saldo piutang).

a.      Pencatatan dalam Buku Pembantu Hutang

1)      Tata cara mencatat bukti transaksi dalam buku pembantu hutang

Buku pembantu hutang merupakan kumpulan akun kreditor (pihak kepada siapa perusahaan mempunyai hutang). Bentuk akun dlam buku pembantu tidak berbeda dengan bentuk akun besar umum. Misalnya perusahaan mempunyai hutang kepeda PT SARI Bandung, dalam buku pembantu hutang disediakan akun (rekening) untuk PT SARI sebagai berikut:

Nama Kreditor: SARI, PT

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT

Sumber pencatatan dalam buku pembantu hutang terdiri atas:

a)         Faktur pembelian

b)         Bukti pengeluaran kas untuk pembayaran hutang

c)         Nota debet/ kredir sebagai bukti pengembalian barabg yang dibeli dengan pembayaran kredit (retur pembelian)

Sebagai ilustrasi pencatatan transaksi dalam buku besar pembantu hutang, berikut ini sebagian data kegiatan SARI Advertising dalam bulan Juli 2003:

a)      Data hutang kepeda kreditor pada tanggal 1 juli 2003:

Hutang kepada:           PD SUMBER WARNA                     Rp 3.200.000,00

                             PD ANEKA SARANA                      Rp 2.600.000,00

                             PD KARYA MUDA                          Rp 2.700.000,00

                             Jumlah                                                 Rp 8.500.000,00

                      

b)      Transaksi yang terjadi dalam bulan Juli 2003 antara lain sebagai berikut:

Pembelian kredit perlengkapan studio:

Juli 6, faktur No.SB-06 dari PD SUMBER WARNA seharga Rp 3.800.000,00

Juli 14, faktur No. K-012 dari PD KARYA MUDA seharga   Rp 2.500.000,00

Juli 25, faktur No.AS-19 dari PD ANEKA SARANA seharg Rp.2.700.000,00

                           Jumlah pembelian kredit bulan Juli 2003        Rp 9.000.000,00

Pembayaran hutang kepada kreditor

Juli 4, bukti kas No K-701 kepada PD SUMBER WARNA    Rp. 2.200.000,00

Juli 10, bukti kas No K-706 kepada PD KARYA MUDA       Rp. 2.700.000,00

Juli 18, bukti kas No K-716 kepada PD ANEKA SARANA   Rp. 1.600.000,00

Juli 27, bukti kas No K-721 kepada PD SUMBER WARNA  Rp. 1.000.000,00

   Jumlah hutang dibayar dalam bulan Juli 2003                        Rp. 7.500.000,00

Berdasarkan data di atas, pahami keterangan berikut ini!

·         Data hutang tanggal 1 Juli 2003, tarcatat dalam buku besar akun Hutang sebagai saldo kredit tanggal 1 Juli 2003 sebesar Rp. 8.500.000,00. Sementara rinciannya tercatat dalam buku pembantu hutang sebagai saldo kredit tanggal 1 juli 2003 pada rekeningmasing-masing kreditor.

·         Faktur pembelian dicatat sebagai berikut:

1.      Semua faktur pembelian dicatat dalam buku jurnal pembelian sehingga pada 31 juli 2003 akun perlengkapan Studio didebet dan akun Hutang usaha dikredit Rp.9000.000,00

2.      Masing-masing faktur pembelian dicatat dalam buku pembantu hutang dengan mengkredit rekening kreditor yang bersangkutan.

·         Bukti pengeluaran kas untuk pembayaran hutang dicatat sebagai berikut:

1.      Bukti pengeluaran kas untuk pembayaran hutang berjumlah Rp. 7.500.000,00. Jumlah tersebut dicatat dalam buku jurnal pengeluaran kas dengan mendebet akun Hutang usaha dan kredit akun.Kas masing-masing Rp. 7.500.000,00

2.      Masing-masing bukti pengeluaran kas dicatat dalam buku pembantu hutang dengan mendebet rekening kreditor yang bersangkutan.

Setelah dicatat seperti di atas, akun Hutang usaha dalam buku besar dan rekening-rekening kreditor dalam buku pembantu hutang tampak sebagai berikut:

 

                                    BUKU BESAR

Akun: HUTANG USAHA                                                                                                                No.221

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	-	8.500.000
Juli 31	Posting	JPb-1	-	9.000.000	-	17.500.000
Juli 31	Posting	JKK-1	7.500.000	-	-	10.000.000

Perhatikan akun hutang Usaha di atas:

1.      Dalm kolom refrens (Ref) ditulis JPb-1 dan JKK-1 anggap transaksi dicatat dalam buku jurnal khusus dan data yang bersangkutan masing-masing diposting dari buku jurnal pembelian (JPb) halaman 1 dan buku jurnal pengeluaran kas (JKK) halaman 1.

2.      Akun hutang usaha diatas pada 31 Juli 2003 nenunjukkan saldo kredit Rp. 10.000.000,00. Jumlah tersebut harus sama dengan jumlah hutang menurut buku pembanTu hutang pada tanggal yang sama.

SARI ADVERTISING

BUKU PEMBANTU HUTANG

Nama Kreditor : ANEKA SARANA, PD

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	-	2.600.000
Juli 18	Faktur No. K-716	JKK-1	1.600.000	-	-	1.000.000
Juli 25	Faktur No. AS-19	JPb-1	-	2.700.000	-	3.700.000

Nama Kreditor : KARYA MUDA, PD

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	-	2.700.000
Juli 10	Faktur No. K-702	JKK-1	2.700.000	-	-	-
Juli 14	Faktur No. K-012	JPb-1	-	2.500.000	-	2.500.000

Nama Kreditor : SUMBER WARNA, PD

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	-	3.200.000
Juli 4	Faktur No. K-701	JKK-1	2.200.000	-	-	1.000.000
Juli 6	Faktur No. SB-06	JPb-1	-	3.800.000	-	4.800.000
Juli 27	Bukti No. K-721	JKK-1	1.000.000	-	-	3.800.000

2)      Penyusunan daftar saldo hutang

Dari data buku pembantu hutang di atas pada tanggal 31 Juli 2003 dibuat Daftar SaldoAdvertising

DAFTAR SALDO HUTANG

Tanggal 31 juli 2003

Nomor	Nama Kreditor	SALDO
1	PD ANEKA SARANA	Rp. 3.700.000,00
2	PD KARYA MUDA	Rp. 2.500.0000,00
3	PD SUMBER WARNA	Rp. 3.800.000,00
	JUMLAH	Rp.10.000.000,00

Daftar saldo hutang di atas menunjukkan data jumlah hutang SARI Advertising menurut buku pembantu hutang pada tanggal 31 Juli 2003 sebesar Rp. 10.000.000,00. Jumlah tersebut sama dengan saldo kredit akun Hutang usaha dalam buku besar di muka.

3)      Pencatatan selisih saldo akun hutang

Dalam hal terjadi selisih antara saldo akun Hutang dengan jumlah hutang menurut buku pembantu hutang, selisih bisa terjadi akibat kesalahan mencatat transaksi dalam buku jurnal atau kesalahan mencatat dalam buku pembantu hutang. Kesalahan mencatat transaksi dalam buku jurnal harus dibetulkan dengan pos jurnal koreksi yang dibuat dalam buku jurnal umum. Kesalahan mencatat dalam buku pembantu harus dibetulkan dalam buku pembantu dengan mendebet atau mengkredit rekening kreditor yang bersangkutan

Sebagai ilustrasi

Saldo akun hutang usaha pada tanggal 31 juli 2003 sebesar Rp. 35.500.000,00, sementara jumlah hutang menurut buku pembantu hutang pada tanggal yang sama sebesar Rp. 36.000.000,00. Dengan demikian terdapat selisih Rp.500.000,00. Setelah diteliti, selisih timbul akibat kesalahan mencatat faktur PD LIBRA No. L-225 untuk pembelian perlengkapan service seharga Rp. 2.750.000,00, dicatat dalam buku jurnal pembelian dengan jumlah Rp. 2.250.000,00.

Transaksi pembelian kredit dicatat pada akun Hutang Usaha sisi kiri kredit. Harga faktur pembelian sebesar Rp. 2.750.000,00 dicatat dalam jurnal pembelian dengan jumlah Rp. 2.500.000,00. Artinya akun hutang Usaha trelalu rendah di kredit sebesar Rp. 500.000,00. Di sisi lain, akun perlengkapan service juga terlalu di debet sebesar Rp. 500.000,00. Koreksi kesalahan tersebut dibuat jurnal koreksi untuk menambah sisi debet akun perlengkapan service dan menambah sisi kredirt akun hutang usaha yatu sbagai berikut:

JURNAL UMUM

Tgl	Keterangan	Ref	SALDO
			DEBET	KREDIT
Juli 31	Perlengkapan service      Hutang Usaha		Rp. 500.000,00 -	- Rp. 500.000,00

Setelah pos jurnal di atas diposting ke dalam buku besar, akun Hutang Usaha menunjukkan saldo kredit sebesar Rp. 36.000.000,00

b.      Pencatatan dalam Buku Pembantu Piutang

1)      Tata cara mencatat transaksi dalam buku pembantu piutang

Pada dasarnya sama dengan cara-cara pencatatan dalam buku pembantu hutang. Bukti transaksi yang dicatat dalam buku pembantu piutang meliputi faktur penjualan, bukti penerimaan kas untuk penerimaan tagihan (piutang), nota debet/ kredit sebagai bukti retur penjulan atau pengurangan harga

Sebagai ilustrasi pencatatan transaksi dalam buku besar pembantu piutang, berikut ini sebagian data kegiatan SARI Advertising dalam bulan juli 2003:

a)      Data piutang (tagihan) kepada debitor pada tanggal 1 Juli 2003:

Piutang pada:          PD SINAR MOTOR              Rp. 6.400.000,00

                               PT BUANA FILM                Rp. 5.700.000,00

                               Jumlah                                    Rp. 12.100.000,00

b)      Transaksi yang terjadi dalam bulan Juli 2003 antara lain sebagai berikut:

Juli 5, faktur No. S-06 kepada PT NUSANTARA seharga           Rp. 4.300.000,00

Juli12, faktur No. S-07 kepada PD JAYA MOTOR seharga        Rp. 5.500.000,00

Juli, 24, faktur No. S-08 kepada DIAN THEATER seharga         Rp. 5.700.000,00

      Jumlah penjualan kredit bulan Juli 2003                                  Rp. 15.500.000,00

Penerimaan piutang dari debitor:

Juli 4, bukti kas No. M-705 dari PD SINAR MOTOR                   Rp. 5.000.000,00

Juli 10, bukti kas No. M-709 dari PT BUANA FILM                     Rp. 5.700.000,00

Juli 14, bukti kas No. M-715 dari PT JAYA MOTOR                    Rp. 3.000.000,00

Juli 27, bukti kas No. M-724 dari DIAN THEATER                      Rp. 4.000.000,00

           Jumlah piutang diterima dalam bulan Juli 2003                      Rp. 17.700.000,00

Pencatatan data di atas, sebagai berikut:

·            Piutang tanggal 1 Juli 2003 sebesar Rp.12.100.000,00 sudah tercatat di sisi debet akun Piutang Usaha dalam buku besar. Rinciannya tercatat dalam buku pembantu piutang pada rekening mesing-masing debitor di sisi debet

·            Semua faktur penjualan dicatat dalam buku jurnal sehingga pada 31 Juli 2003 akun Piutang usaha didebet sebesar Rp. 15.500.000,00. Sementara setiap faktur penjualan dicatat juga dalam buku pembantu piutang dengan mendebet rekening debitor yang bersangkutan

·            Semua bukti penerimaan kas dari debitor dicatat dalam buku jurnal penerimaan kas. Dari buku jurnal tersebut pada 31 Juli 2003 akun Piutang Usaha dikredit sebesar Rp. 17.700.000. masing-masing bukti penerimaan kas juga dalam  buku pembantu piutang dengan mengkredit rekening  debitor yang bersangkutan. Dengan pencatatan seperti di atas, akun piutang dalam buku besar dan rekening-rekening debitor dalam buku pembantu piutang akan tampak sebagai berikut:

BUKU BESAR

Akun : PIUTANG USAHA                                                                                                               No. 112

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	12.100.000	-
Juli 31	Posting	JPn-1	15.500.000	-	27.600.000	-
Juli 31	Posting	JKM-1	-	17.700.000	9.900.000	-

Perhatikan akun piutang usaha di atas:

1)         Dalam kolom referens (Ref) ditulis JPn-1 dan JKM-1, anggap transaksi dicatat dalam buku jurnal khusus dan data yang bersangkutan masing-masing diposting dari buku jurnal penjualan (Jpn) halaman 1 dan buku jurnal penerimaaan kas (JKM) halaman 1

2)         Akun Piutang usaha di atas pada 31 Juli 2003 menunjukkan saldo debet Rp. 9.900.000,00. Jumlah tersebut harus sama dengan jumlah piutang menurut  buku pembantu piutang tanggal yang sama

SARI ADVERTISING

BUKU PEMBANTU PIUTANG

Nama Debitor. SINAR MOTOR, PD                                                                                         File: DS-01

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	6.400.000	-
Juli 4	Bukti No.M-705	JKM-1	-	5.000.000	1.400.000	-

Nama Debitor. BUANA FILM, PT                                                                                            File: DB-01

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	5.700.000	-
Juli 4	Bukti No.M-709	JKM-1	-	5.700.000	-	-

Nama Debitor. NUSANTARA, PT                                                                                            File: DN-01

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	4.300.000	-
Juli 5	Faktur No. S-06	JPn-1	4.300.000	-	-	-

Nama kreditor: JAYA MOTOR, PD                                                                                           File. DJ-01

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	-	-
Juli 12	Faktur No. S-07	JPn-1	5.500.000	-	5.500.000	-
Juli 14	Bukti No. M-715	JKM-1	-	3.000.000	2.500.000

Nama kreditor: DIAN THEATER                                                                                  File. DD-01

Tgl	Keterangan	Ref	DEBET	KREDIT	SALDO
					DEBET	KREDIT
2003 Juli 1	Saldo	-	-	-	-	-
Juli 24	Faktur No. S-08	JPn-1	5.700.000	-	5.700.000	-
Juli 14	Bukti No. M-724	JKM-1	-	4.000.000	1.700.000	-

2)   Penyusunan daftar saldo piutang

Dari data buku pembantu piutang di atas pada tanggal 31 Juli 2003 dibuat daftar saldo piutang sebagai berikut:

SARI ADVERTISING

DAFTAR SALDO PIUTANG

Tanggal 31 Juli 2003

Nomor	NAMA DEBITOR	SALDO
1	PD SINAR MOTOR	RP.1.400.000,00
2	PT BUANA FILM	-­
3	PT NUSANTARA	RP. 4.300.000,00
4	PD JAYA MOTOR	RP. 2.500.000,00
5	DIAN THEATER	RP. 1.700.000,00
	JUMLAH	RP. 9.900.000,00

Daftar saldo piutang di atas menunjukkan data jumlah piutang SARI Advertising menurut buku pembantu piutang pada tanggal 31 Juli 2003 sebesar Rp. 9.900.000,00. Jumlah tersebut sama dengan saldo debet akun Piutang Usaha dalam buku besar di atas.

3)                     Pencatatan selisih saldo akun piutang

Selisih antara saldo akun piutang dengan jumlah piutang meurut buku pembantu piutang bisa terjadi akibat kesalahan mencatat transaksi dalam buku jurnal, atau kesalahan mencatat dalam buku pembantu piutang. Seperti disebutkan di muka, kesalahan mencatat transaksi dalam buku jurnal harus dibetulkan dengan pos jurnal koreksi yang dibuat dalam buku jurnal umum . kesalahan mencatat dalam buku pembantu harus dibetulkan dalam buku pembantu dengan mendebet atau mengkredit rekening debitor yang bersangkutan. 

sumber : http://tambaruhidup.blogspot.com/2010/12/buku-besar-pembantu-subsidiary-ledger.html